Trasferire 34 persone a Gran Canaria per otto giorni non è una vacanza aziendale: è il progetto più complesso del mio anno. Come si progetta un offsite? Cosa ci guadagna davvero un'azienda a farlo?
Marco Serraino “Sei andato in vacanza, eh?”
È la frase che mi sento dire ogni volta che racconto che, per otto giorni, sono stato all’estero con tutta Buildo. E detta così sembra abbastanza sospetta: sole, mare, villa, computer aperti vista piscina, playlist da “aperitivo chill”. Il tutto vendibile come un “retreat spirituale per startup” da esibire su LinkedIn.
La verità è un po’ diversa, perché non eravamo in vacanza. Eravamo in offsite.
Nel nostro caso ha significato trasferire 34 persone da Milano a Gran Canaria per otto giorni. Con voli, una villa, spazi di lavoro, pasti, attività, auto a noleggio, imprevisti, allergie, “drammi”, camere condivise, Wi-Fi da far funzionare e una quantità di appunti e promemoria sul telefono imbarazzanti.
Sono Marco, Office Manager di Buildo, e da quattro anni organizzo il nostro offsite. Quindi sì, da fuori sembra “una settimana al mare con i colleghi”. Da dentro è un progetto vero, con un budget vero, che contribuisce a costruire quello che Buildo è oggi.
Amico: “Ma siete partiti tutti tutti?”
Io: Tutti tutti. Colleghi, founder, stagisti, computer, cuffie, caricabatterie, responsabilità e quel minimo di caos organizzato che rende le cose memorabili.
L’idea, semplice solo in apparenza, è trasferire temporaneamente l’ufficio altrove, tenendo il lavoro attivo ma cambiando completamente il contesto. Non è un viaggio premio, e non è il classico evento corporate con badge, sala conferenze e coffee break con mini croissant tristi. Per otto giorni facciamo call cercando gli angoli della casa in cui Internet prende meglio, portiamo avanti i progetti, rispondiamo ai clienti. Solo che invece di vederci in ufficio tra una riunione e l’altra, condividiamo anche colazioni, pranzi, cene, spazi comuni e serate. L’offsite non sospende il lavoro, ma cambia il modo in cui ci incontriamo mentre lavoriamo.
L’offsite non è nato da me ma da una scelta dei soci, convinti che la coesione di un’azienda non sia un effetto collaterale del lavoro, ma qualcosa che va costruito apposta. Da lì la prima regola, che vale ancora, è che l’offsite non è saltabile. Non è un benefit per chi ha voglia, è un momento aziendale a tutti gli effetti.
Poi l’azienda è cresciuta, e il salto da 15 a 25 persone è stato il punto in cui l’offsite ha smesso di potersi organizzare “tra amici”. A 15 bastavano un gruppo WhatsApp e un po’ di buona volontà. A 25 servono turni, un budget per persona, criteri per le camere, un piano B per il Wi-Fi e qualcuno che si prenda la responsabilità che tutto questo esista. È proprio per dare all’offsite quella struttura che Buildo mi ha affidato l’ownership dell’evento. Oggi siamo 34, e il sistema regge perché è stato progettato per reggere.
Amico: “Io non potrei mai stare otto giorni con i miei colleghi, a stento li tollero otto ore in ufficio!”
Comprensibile. Davvero. Però in Buildo funziona, e non perché siamo magici o tutti amici del cuore, ma perché nel tempo abbiamo costruito un contesto in cui le persone stanno bene insieme. E questo non succede per caso. Prima dell’offsite mando un sondaggio su preferenze, abitudini e incompatibilità di camera, piccole cose che riducono la frizione prima ancora che si crei. Durante, mescolo le persone di proposito. Anche i momenti che sembrano spontanei hanno tutti dietro una logica.
Team building è una parola che evoca attività obbligatorie, la scena classica in cui devi cadere all’indietro sperando che qualcuno ti prenda, o facilitatori che ti chiedono di “esprimerti con una metafora”, o peggio con un’emozione.
Noi abbiamo preso una direzione diversa. Formalmente, l’unico momento ufficiale di team building è il sabato. È la giornata che dedichiamo a un’attività pensata, costruita, messa a calendario. Sostanzialmente, però, di team building è fatto tutto l’offsite. Ci sono punti fermi che tornano ogni anno e che nessuno chiamerebbe con quel nome:
La differenza tra questi momenti è solo l’etichetta. Ed è voluta. Le cose che non hanno “team building” scritto sopra funzionano meglio, perché nessuno si sente sotto esame.
Sul sabato negli anni abbiamo cambiato idea parecchie volte, dai parchi avventura ai trekking impegnativi, e col tempo abbiamo capito che un’esperienza leggera crea legami almeno quanto una giornata intensa, se non di più. Quest’anno un’ora e mezza ispirata a Pechino Express, a squadre miste: trovare 20 oggetti in zona e fotografarli, scrivere “offsite 2026” sulla sabbia con il corpo, indovinare 5 alimenti bendati. Spirito competitivo sano e tante risate.
Poi la giornata libera, ed è lì che è successa la cosa più bella. Senza che nessuno organizzasse nulla, i colleghi si sono mossi da soli: chi alle dune di Playa del Inglés, chi in villa per la jacuzzi e i tornei di ping pong, chi al bar. Attività trovate, organizzate e gestite da loro, senza nessuna supervisione, budget, spostamenti e orari di rientro compresi. Il segnale più chiaro che il team building ha funzionato è quando le persone smettono di aspettare che qualcuno organizzi per loro.
E il posto dove lo vedo succedere ogni anno, senza eccezioni, è la cucina.
Le brigate sono gruppi di circa sette persone che, a turno, si occupano della colazione, del pranzo e soprattutto della cena per tutti.
Amico: “Ma quindi vi mettete davvero ai fornelli?”
Io: Sette persone, a turno, cucinano per l’intera azienda.
Amico: “E ci riuscite? Nessuno chiama un delivery in preda al panico?”
Io: Ci riusciamo sempre… e non confermo né smentisco eventuali piani B emotivi.
Cucinare insieme è collaborazione vera, e ha una forma completamente diversa da quella che prende davanti a una board o in una call. C’è chi taglia le verdure, chi assaggia il sugo, chi supervisiona senza essere stato nominato responsabile di nulla, chi chiede “ma quanto sale metto?” con lo sguardo di chi sta prendendo una decisione irreversibile. Per me cucinare è una delle forme più semplici e concrete di cura, perché significa pensare agli altri, organizzarsi, risolvere problemi in tempo reale e maledire in ordine sparso il collega vegano, quella che dice di essere allergica al pomodoro ma in realtà semplicemente non le piace, e quello che non mangia il pesce a forma di pesce (che poi tanto vale non mangiarlo proprio, il pesce, perché tutti i pesci hanno la forma del pesce, no?).
Per questo le brigate non le compongo a caso, ma mischio team, progetti, seniority, caratteri, e penso a chi durante l’anno si è incrociato poco. Sulla divisione delle camere sono più clemente; qui no. È la parte più divertente del mio lavoro e anche la più delicata, perché si tratta di progettare momenti informali che sembrino spontanei, ma che abbiano dietro un’intenzione precisa.
Da fuori sembra facile: scegli una destinazione carina, prenoti una villa, compri dei voli, fai una playlist e via. Magari. La realtà è che un offsite tiene insieme quattro livelli, e nessuno dei quattro si vede da fuori.
Logistico. Serve un posto grande abbastanza, con spazi comuni adatti, aree dove poter lavorare e una connessione stabile, perché possiamo romanticizzare quanto vogliamo il lavoro vista mare, ma senza Wi-Fi diventa solo campeggio con ansia. Poi voli, transfer, imprevisti, auto a noleggio. Quest’anno, per stare nel budget, ne abbiamo noleggiate qualcuna in meno e ci siamo stretti un po’ in macchina. Nessuno è rimasto a piedi, e il compromesso l’abbiamo negoziato con il team invece di calarlo dall’alto.
Economico. Abbiamo un budget a persona e, dentro quei numeri, io e il team offsite abbiamo carta bianca. Libertà bella e responsabilità concreta, perché significa fare scelte, tagliare dove serve e trovare il modo di non far sentire il taglio a chi partecipa.
Operativo. Catering, allergie, quantità, spesa, monitor, adattatori, spazi silenziosi per le call, backup della connessione, backup del mac, backup del backup. E poi la realtà: la linea che balla quando ci sono 18 meeting in contemporanea alle 10 di mattina, o la vicina di villa che urla se la musica va oltre una certa ora. Situazioni che non si pianificano ma che vanno gestite, possibilmente in silenzio e senza creare panico.
Relazionale. Chi va in camera con chi, come si formano le brigate, chi ha caratteri complementari. È la parte più invisibile del lavoro, ma anche quella che, se fatta bene, si sente.
Il mio lavoro è tenere insieme la visione e il dettaglio, cioè sapere perché stai organizzando quell’esperienza e, insieme, ricordarti che se il collega che doveva guidare ha lasciato a casa la patente il perché filosofico passa in secondo piano e bisogna trovare il piano B (ed essere pronti a discutere con la compagnia dell’autonoleggio). Il punto è non far pesare il dietro le quinte a chi partecipa. Un po’ come in teatro, se tutto fila liscio nessuno pensa alle luci o ai cambi scena, ma senza quel lavoro lo spettacolo non esisterebbe.
Detto questo, c’è una cosa che dico spesso: mi diverto. Soffro e mi diverto allo stesso tempo, perché avere l’ownership di una cosa così è un onore tanto quanto una responsabilità. Una mia vecchia capa me lo ripeteva sempre: “se prepari bene le cose prima, poi puoi goderti il momento in cui succedono”. E il divertimento di chi organizza si vede, e dà la carica alle persone intorno.
Perché un’azienda dovrebbe investire tempo, energie e una cifra non banale per portare tutti via otto giorni, invece di una cena aziendale o di un messaggio su Slack con scritto “siamo una squadra”?
Perché alcune cose non si costruiscono solo lavorando insieme: la fiducia, la confidenza, la capacità di vedere i colleghi come persone intere e non come nomi in calendario. L’offsite accorcia le distanze che il lavoro quotidiano e da remoto allunga. Dopo una settimana in cui hai cucinato una pasta con qualcuno, perso a ping pong o chiacchierato alle undici di sera a bordo piscina con una birra (o forse più), il costo di chiedere aiuto a quella persona crolla. È più facile chiedere, dare feedback, fidarsi. È più facile ricordarsi che dall’altra parte non c’è “il team design” o “quelli del progetto X”, ma una persona.
Un effetto che da solo giustificherebbe l’investimento è che all’offsite portiamo anche chi è arrivato da poche settimane, comprese le persone ancora in prova. Comprime in otto giorni un percorso di integrazione che altrimenti richiederebbe mesi, e in Buildo, dove il lavoro è ibrido tra remoto e onsite, quei mesi sarebbero anche di più. Chi entra ad aprile e viene in offsite a maggio torna conoscendo le persone, non i nomi su Slack. E, cosa più scomoda da dire, otto giorni di convivenza fanno emergere com’è davvero una persona molto più di qualsiasi colloquio e periodo di prova (e per fortuna, quasi sempre è una conferma). In un’azienda dove collaborazione, autonomia e responsabilità non sono valori da slide ma il modo in cui le decisioni si prendono davvero, tutto questo non è un beneficio accessorio: è infrastruttura.
Non è però scontato che funzioni. Otto giorni sono tanti, e la convivenza amplifica tutto: le energie, le differenze, la stanchezza, il desiderio di socializzare o quello di sparire per un’ora in silenzio. Posso impegnarmi quanto voglio, ma l’esito dipende soprattutto dalla volontà di ognuno. Per questo l’organizzazione non è solo logistica, ma progettazione dell’esperienza.
Se stai per organizzarne uno, o se qualcuno in azienda ti ha appena detto “dai, facciamolo”, queste sono le cose che avrei voluto sapere prima.
1. Manda un sondaggio prima di prenotare qualsiasi cosa. Preferenze alimentari, abitudini di sonno, incompatibilità di camera, accessibilità. È il modo più economico che esista per eliminare frizioni prima che diventino problemi da gestire sul posto, dove costano dieci volte tanto.
2. Mescola le persone di proposito, e più di una volta. Brigate, squadre e attività sono leve diverse, e se usi lo stesso criterio per tutte, le persone passano la settimana con gli stessi tre colleghi e l’offsite non produce nessuna connessione nuova.
3. Lascia dei buchi in calendario, e difendili. La tentazione è riempire ogni ora, ma le ore e le giornate libere non sono tempo sprecato, ma la condizione perché le persone si organizzino da sole. E quando lo fanno, è il segnale che stai cercando.
4. Non organizzare da solo. Due o tre volontari, e cambiarli ogni anno, ti danno punti di vista che da solo non avresti, e ti evitano di essere l’unico punto di fallimento dell’organizzazione.
5. Progetta anche l’uscita di sicurezza. Ci sarà qualcuno che a metà settimana ha bisogno di sparire per tre ore, e se l’unico modo per farlo è sentirsi in colpa, hai progettato male. Le occasioni per stare insieme funzionano solo se restare fuori è altrettanto legittimo.
Alla fine dell’offsite, oltre a un po’ di sonno arretrato e a un numero non trascurabile di foto imbarazzanti, ci portiamo a casa conversazioni che in ufficio non sarebbero successe, connessioni tra persone che prima si conoscevano poco, ricordi comuni che diventano parte della cultura aziendale. E la conferma che stare bene insieme non è un dettaglio “nice to have”, ma qualcosa che incide sul modo in cui lavoriamo.
Per me il valore sta tutto nel creare intenzionalmente le condizioni perché le persone stiano bene insieme, non solo durante gli otto giorni a Gran Canaria, ma anche nella solita riunione del venerdì. Perché accada è necessario non far pesare il dietro le quinte a chi partecipa. Quando succede, vuol dire che l’organizzazione ha funzionato.
Quindi no, non ero in vacanza. Ero in un posto bellissimo, sì. Ho lavorato in infradito, sì. Ma soprattutto ho visto, ancora una volta, quanto vale un’esperienza costruita bene. L’offsite funziona quando al ritorno non hai solo la sensazione di essere stato via, ma quella di conoscere un po’ meglio le persone con cui lavori.
Poi certo, se succede a Gran Canaria, lavorare vista mare rende tutto un po’ più dolce. Ma resta lavoro. Giuro ;)
Marco è Office Manager in Buildo. Viene da un mix di contesti diversi (consulenza manageriale, agenzia di eventi, fintech, locali notturni) e ha imparato che le atmosfere non nascono da sole ma si progettano. Da quattro anni progetta la quotidianità di Buildo, offsite compreso.
Livia Stevenin Livia Stevenin — 5 min 
Ivan Ocera Ivan Ocera — 12 min 
Alessandra Villa & 
Vincenzo Guerrisi Alessandra Villa & Vincenzo Guerrisi — 10 min Ogni mese scegliamo articoli utili ma anche idee fresche e stimolanti. Proprio quello che vorremmo trovare noi in una newsletter!
