Il nostro percorso come azienda alla scoperta di allineamento e autonomia in tutto il team, attraverso l'introduzione degli OKR e il superamento della divisione tra approcci top-down e bottom-up. Una testimonianza del valore del lavoro di squadra e del miglioramento continuo, in cui crediamo fermamente.
Ivan Ocera L’idea di introdurre gli OKR in Buildo è nata durante uno dei nostri offsite annuali in Algarve, in Portogallo. Ero entrato in Buildo da appena sei mesi, ma la cultura aziendale, l’ambiente di lavoro e le persone che avevo incontrato mi facevano sentire parte del team da anni.
Stavo parlando con i founder per rivedere i risultati generali emersi dai 2-to-1: gli incontri in cui ogni persona di Buildo si confronta con un founder e con me per pianificare il proprio percorso di crescita in azienda.
Uno dei punti emersi in quell’occasione dalle persone di Buildo era la necessità di lavorare in modo più efficiente e di creare maggiore allineamento sulla strategia aziendale: in sostanza, sapere dove stavamo andando e perché.
Immerso in quella riunione, ascoltavo i cinque founder discutere del loro forte desiderio di dare alle persone più autonomia.
Ascoltare. Amo ascoltare, perché quando ascolti senti il mondo vivo, in movimento, che si evolve. Se non ascolti non puoi percepirlo né farne parte. Se non ascolti non sei davvero parte dei sistemi in cui operi. Il sistema. Capii che Buildo era un sistema a cui mancava un ingranaggio, un ingrediente. Ma quale?
Ascoltare e riflettere. Come potevamo permettere al “sistema Buildo” di esprimere appieno il suo potenziale? Qual era l’ingrediente mancante?
In passato avevo lavorato in un’azienda in cui avevamo sperimentato una metodologia chiamata Objectives and Key Results (OKR). Nonostante alcuni aspetti positivi, non era stata eseguita in modo eccellente e forse non era il momento giusto per introdurla in azienda. La metodologia però mi aveva affascinato e desideravo riprovarci, perché ne vedevo il potenziale.
Come possiamo rendere il nostro modo di lavorare in Buildo più efficiente ed efficace e dare più autonomia alle persone? riassunse Luca, uno dei founder di Buildo.
Proviamo con gli OKR! risposi.
Perché gli OKR?
Come al solito, Luca fece la sua domanda difficile. Solo più tardi avrei capito davvero la ragione profonda degli OKR.
Era un’idea, ma mi sembrava una soluzione adatta a formalizzare e allineare tutti alla strategia aziendale, e a permettere la creazione di un sistema basato sugli obiettivi che avrebbe dato più autonomia nella gestione del proprio lavoro e dei progetti. Ci credevo davvero e, in più, volevo riprovarci e farlo bene in un contesto che consideravo giusto e adatto.
Ritenevo che Buildo fosse l’azienda giusta per sperimentare la metodologia: gli OKR riflettono il funzionamento di un’azienda , e Buildo non avrebbe avuto paura di guardarsi allo specchio.
Ho ricevuto dai founder il primo feedback positivo che speravo, e a quel punto dovevo trasformare l’idea in un progetto vero.
Di fatto stavamo avviando un progetto di change management, e questo significava affrontarlo nel modo giusto. Per progetti di questo tipo esistono diverse teorie e approcci. In Buildo, però, una cosa è certa: partiamo sempre dalle persone.
Volevamo raccogliere feedback sull’idea prima di agire. Per farlo abbiamo usato i processi e le metodologie profondamente radicate nella nostra cultura aziendale. Abbiamo dedicato un’intera sessione del nostro Open Space Technology annuale a discutere con tutti i Buildoers i possibili impatti positivi e negativi dell’idea. L’obiettivo principale era raccogliere dubbi e paure e capire cosa ne pensassero. Dopo questa prima fase abbiamo strutturato un sondaggio per raccogliere feedback più specifici e personali, per capire chi era favorevole e chi no in base ai punti di forza e di attrito emersi.
Il termometro segnava una buona temperatura: era il momento di cercare esperti che potessero accompagnarci in questo percorso. Non volevo correre rischi facendo tutto internamente, quindi cercavo professionisti specializzati in questo metodo e con esperienza di change management in questo ambito.
Ho deciso di affidarmi a due realtà, Up2You e Redlab, che ci hanno supportato efficacemente nell’adattare la metodologia e nel coinvolgere tutte le persone di Buildo nel progetto, facendole sentire protagoniste.
Il team alla fine del primo workshop con Up2You e Redlab
D’accordo con i nostri partner abbiamo iniziato formando a fondo tre “champion” interni sulla metodologia, per poi formare tutte le persone dell’azienda. All’inizio per Buildo non è stato un compito facile. Il nostro mestiere è il change management, in particolare in ambito tecnologico: si potrebbe pensare che questo rendesse più semplice la transizione agli OKR, e in parte è stato così. Ma conoscere bene qualcosa può renderti più esigente e alzare le aspettative, soprattutto quando si toccano elementi cruciali del sistema come gli obiettivi aziendali, i goal di dipartimento e i risultati di progetto.
Le aspettative alte, però, spingono a mantenere alta la qualità di ciò che si fa, e in Buildo questo è un vero valore, un reale vantaggio competitivo sia sul mercato sia nella gestione dell’azienda.
Insieme ai nostri partner abbiamo deciso di partire con un esperimento: provare gli OKR per un trimestre e poi valutare se proseguire. Alla fine del trimestre l’esperimento aveva dato risultati positivi e le persone ne avevano riconosciuto il valore. Abbiamo raccolto di nuovo feedback per adattare ancora meglio il metodo a noi, come veri sarti di processo.
Ma cosa aveva funzionato davvero? Cosa aveva portato valore?
Di nuovo mi chiedevo: “ Perché gli OKR? ”. In Buildo abbiamo scoperto che gli OKR si adattano molto bene alla nostra cultura aziendale e ai nostri valori di sfida , discussione e miglioramento continuo. Nel nostro contesto dinamico e in continua evoluzione, gli OKR offrono la flessibilità che ci serve per revisioni, aggiornamenti e riallineamenti continui. Si adattano bene al nostro modo di lavorare, che non prevede strutture rigide ma consente evoluzione e cambiamento, purché massimizzino il valore: in questo caso, attraverso gli OKR.
Gli obiettivi non vengono imposti dall’alto ma concordati con i team, permettendo allineamento in tutte le direzioni organizzative: verticale, orizzontale e trasversale.
La presentazione degli OKR strategici al team
Una nostra particolarità è aver creato OKR di progetto , cosa non molto comune. Il metodo che abbiamo implementato prevede direzioni di progetto aziendali, generali e comuni a tutti i progetti, e OKR di progetto specifici collegati a esse.
Abbiamo scelto questa strada perché i progetti sono la linfa vitale del nostro business e non volevamo perdere l’occasione di fissare obiettivi chiari e definire quali risultati avrebbero reso quel progetto un successo.
Misurare, misurare, misurare. In Buildo l’importanza di misurare i progressi è sempre stata sottolineata, e l’introduzione degli OKR ha solo rafforzato questo mantra. Le nostre persone hanno segnalato diversi benefici percepiti dall’introduzione degli OKR, che ha aumentato l’attenzione alla misurazione del successo. Attraverso vari momenti di misurazione del successo dei progetti abbiamo raccolto il feedback del team, che ha evidenziato questi vantaggi degli OKR:
Naturalmente abbiamo incontrato alcune difficoltà nell’implementare il nostro metodo OKR. All’inizio, come owner, ho dovuto affrontare la riluttanza delle persone a mettersi in gioco. Con gli OKR c’è sempre un risultato raggiunto o non raggiunto, e condividere con tutti l’esito del proprio lavoro non è stato semplice.
All’inizio, inoltre, gli OKR venivano percepiti come un peso in più, scollegato dagli altri rituali e processi aziendali. Abbiamo dovuto integrarli bene per farne una bussola capace di orientare gli obiettivi dell’azienda.
Nemmeno il processo di implementazione è stato una passeggiata. Creare gli OKR, perseguirli e monitorarli ha richiesto una strategia ben pensata. Abbiamo anche dovuto trovare il numero giusto di metriche da tracciare, e si è visto che meno è meglio. È stato molto importante restare aperti al feedback e adottare azioni correttive.
Per rendere il processo più fluido abbiamo rimosso gli OKR strategici di progetto mantenendo quelli tattici, che sono rimasti e sono stati inclusi nelle direzioni aziendali. Abbiamo anche adattato gli strumenti che usiamo internamente al processo OKR e ridotto le metriche a quelle più importanti, imparando che non serve tracciare tutto!
Il team mette in discussione la prima proposta di OKR durante il primo workshop
Perché gli OKR?
Come avrai capito, è una domanda ricorrente che mi è rimasta in testa con diversi livelli di risposta. Sopra ho elencato i benefici che ci hanno portato, quelli effettivamente percepiti dalle persone. Se dovessi rispondere oggi, cosa direi?
Credo che gli OKR risolvano la dicotomia tra bottom-up e top-down. Ci permettono di non etichettare iniziative, direzione aziendale e obiettivi come qualcosa imposto dall’alto o nato dal basso: cancellano quella linea di separazione. Top-down contro bottom-up è un concetto che, secondo me, in un’azienda andrebbe evitato, perché crea divisione. Il potenziale delle persone in un’organizzazione si esprime quando tutte trovano armonia, collaborano e sono unite da uno scopo, da una strategia o da una tattica condivisa a tutti i livelli. Gli OKR sono un sistema che ci permette di collaborare in modo coordinato e continuo, come un organismo complesso. La leadership è condivisa e trasparente, e ogni team ha il proprio ruolo nel far funzionare il sistema, senza top-down né bottom-up. Wow. Almeno per me, è un wow.
Attenzione: gli OKR sono solo un ingrediente , non la ricetta completa; questo è chiaro. La ricetta perfetta dobbiamo ancora trovarla, ma gli OKR sono certamente l’olio e il sale: amalgamano i sapori ed esaltano il gusto.
E adesso, cosa ci aspetta? Stiamo imparando a lavorare per obiettivi perché, in futuro, vogliamo ottimizzare il tempo dedicato al lavoro e rendere il nostro modo di lavorare più efficace ed efficiente. Aspiriamo a essere un esempio di innovazione nell’organizational design e a portare valore alle prossime generazioni di lavoratori che guardano a Buildo come a un modello. Vogliamo rafforzare l’allineamento tra i valori dell’azienda e quelli delle nostre persone, che evolvono con il cambio generazionale. Il nostro obiettivo è restare competitivi sul mercato, soprattutto in un mondo in continua evoluzione, diverso da quello in cui ti trovavi quando hai iniziato a leggere questo articolo.
Sono certo che l’olio e il sale degli OKR saranno fondamentali per raggiungere questi obiettivi.
Ivan graduated with a degree in economics and has three master's degrees, each with a different specialization in HR. He's been working in the HR field for over 10 years in various sectors and contexts. He is a coach and a team coach, and he enjoys helping people achieve their potential.
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